Можно ли выдавать командировочные на один день. Командировка на один день: оформление, выплаты, учет, налогообложение

Законодательство не ограничивает продолжительность служебных командировок минимальным сроком. Командировка может быть длительной, с многодневным проживанием в другой местности, а может продолжаться менее суток – это зависит от сложности и объема служебного задания. Об особенностях однодневных командировок расскажем в нашей статье.

Командировка на 1 день: оформление

Служебная поездка сотрудника в другую местность по распоряжению руководителя, при которой даты его отъезда и возвращения совпадают, называется однодневной командировкой. Она оформляется аналогично обычной командировке , в порядке, установленном законодательством и локальным актом предприятия:

издается приказ о командировке ,
работнику, направляемому в командировку, выдаются подотчетные средства наличными из кассы, либо перечислением денег на его банковскую карту,
по возвращении сотрудник составляет авансовый отчет с приложением документов , подтверждающих расходы, произведенные им в поездке.

Однодневную командировку не стоит путать с постоянной работой в пути, или носящей разъездной характер (например, проводники поездов, экспедиторы, водители и т.п.), для которой командировочные документы оформлять не требуется (ст. 166 ТК РФ).

Командировка на один день: как оплачивается

Отправляя сотрудника в командировку на несколько дней, работодатель должен возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

затраты на проезд к месту командировки и обратно,
расходы на проживание в гостинице или на аренду квартиры,
суточные,
прочие расходы, согласованные с работодателем.

Если же длительность командировки 1 день, то работнику обычно не требуется оплачивать наем жилого помещения, хотя при необходимости он может согласовать с работодателем этот вопрос, предоставив по приезду договор о найме жилья, гостиничные чеки и т.п.

Суточные командированному на 1 день работнику не выплачиваются. При однодневной командировке за рубеж суточные предусмотрены, но только в размере 50% от установленной нормы для заграничных командировок (п.п. 11 и 20 Положения о командировках , утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Вместо суточных работодатель внутренним актом (приказом, колдоговором) может установить компенсацию за однодневные командировки, причем такое понятие, как «суточные» использоваться в документе не должно – в противном случае эти командировочные расходы нельзя будет включить в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Компенсация, заменяющая суточные за однодневную командировку, может устанавливаться работодателем в любом размере, при этом нужно учитывать, что она не будет облагаться НДФЛ в пределах следующих норм (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 01.10.2015 № 03-04-06/56259):

командировка на территории России – 700 руб.,
командировка зарубежная – 2500 руб.

Если сотруднику предстоит командировка на один день, как оплачивается этот день и отмечается в табеле?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником на время командировки сохраняется средний заработок. Помимо компенсации, командированный получит свою среднюю зарплату за день командировки, если она выпала на рабочий день, а в случае совпадения командировки с праздничным нерабочим или выходным днем, оплата производится в двойном размере.

В табеле нахождение сотрудника в однодневной командировке отмечается кодом «06» или буквой «К». Количество часов при этом указывать не надо, поскольку оплата дня командировки все равно производится по среднему заработку.

Пример

Внутренним приказом в ООО «Альфа» установлен размер компенсации для однодневных командировок в сумме 700 руб. Сотрудник ООО «Альфа» Орлов выехал в командировку из Москвы в г. Клин на электричке в 6-30 ч утра понедельника. В 8-00 он прибыл на место, провел в г. Клин весь рабочий день, выполняя задание, и в 19-00 выехал обратно, прибыв в Москву в 20-30 ч. По прибытии Орлов предоставил авансовый отчет, к которому приложил билеты, подтверждающие его расходы на проезд.

Бухгалтерия должна начислить и выплатить Орлову следующие суммы:

средний заработок за 1 рабочий день,

компенсацию в сумме 700 руб.,

стоимость проездных билетов на электричку, согласно авансового отчета.

Однодневная командировка в 2017 году оформляется документами, среди которых – приказ об отправке в командировку, удостоверение, служебное задание.

Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.

Особенности

Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:

затраты на проезд до назначенного места и домой;
проживание;
прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.

Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:

Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.

Образец приказа о направлении в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.

При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:

какое расстояние от рабочего места до места командировки;
насколько развита инфраструктура между этими городами;
выполнит ли работник поручение за такое короткое время.

Особенности командировки на 1 сутки:

чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.

Кого можно отправить?

Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.

Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.

В командировку не направляют следующие категории сотрудников:

лица, которые не достигли совершеннолетия;
беременные;
работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
женщины с детьми младше 3 лет;
родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
инвалиды.

Перед этим необходимо заручиться их согласием на командировку.

Нормативная база

Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.

Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.

Однодневная командировка

Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.

На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.

По России

Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.

Суточные при таких поездках не выплачивают. Запрет выплаты суточных компенсируется возмещением расходов, связанных с командировкой.

Налогом эти выплаты не облагаются.

Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.

Также не начисляются на эту сумму страховые взносы. При этом необходимо соблюдать условия:

выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
расходы работника подтверждены чеками;
размер выплаты установлен документацией организации.

Нужен образец заполнения служебного задания на командировку? Смотрите тут.

За границу

В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.

Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.

Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.

Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.

Всю информацию, касательно командировки, фиксируют в табеле. После возвращения на родину сотрудник составляет отчет.

Порядок оформления

Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.

Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:

когда был создан;
номер;
какую должность занимает сотрудник;
куда его направляют и с какой целью;
продолжительность командировки;
кто будет оплачивать поездку.

На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.

Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.

Как оплачивается?

Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.

В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:

если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.

Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.

Положена ли компенсация за командировку на личном автомобиле работника? Информация здесь.

Как написать служебную записку об отмене командировки? Подробности в этой статье.

Выплачиваются ли суточные?

В соответствии с общими правилами, в 2017 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.

Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.

Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.

Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.

Размер суточных при командировке на один день в 2017-2018 годах

Командировка на 1 день - суточные 2017 и 2018 годов и иные расходы определяются в соответствии с действующим законодательством. При этом рассчитать размер суточных, если служебная поездка всего на день, довольно сложно. Подробнее об этом в статье.

Считается ли однодневная поездка командировкой?

В положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее по тексту — Положение № 749), минимальное количество дней командировки не определено. Это означает, что любой случай отъезда сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения определенных функций в интересах предприятия вне места его постоянной работы будет считаться командировкой.

При этом в абз. 3 п. 3 Положения № 749 указывается, что если деятельность сотрудника и так связана с постоянными отъездами либо работа имеет связанный с частыми поездками характер, то любая служебная поездка не является командировкой.

Как рассчитать суточные за один день командировки в 2017-2018 годах?

Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:

1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.

2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки. Как правило, общая сумма подтвержденных сопроводительными документами расходов, непосредственно имеющих отношение к командировке, делится на численность дней нахождения в командировке.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку?

Ответить на вопрос о правомерности расчета суточных за однодневную командировку без углубления не только в нормативные акты, но и в сложившуюся судебную практику довольно сложно.

Что такое суточные?

В соответствии с пп. 10, 11 Положения № 749 под суточными понимаются затраты, связанные с оплатой услуг по проживанию командированного, когда он находится в командировке по служебной необходимости. При этом в абз. 4 п. 9 Положения № 749 уточняется, что если сотрудник, находясь в командировке, может в тот же день вернуться домой, то суточные ему не выплачиваются.

Аналогичное правило действует и в отношении работников частных организаций. Так, согласно ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с оплатой за проживание по адресу, который не совпадает с местом постоянного жительства командированного. Такое же определение понятию «суточные» поддержали и судьи Верховного суда России в своем определении от 26.04.2005 № ЕАС05-151. И если сотрудник, отправленный в командировку, может ежедневно приезжать домой, то суточные ему не полагаются.

Когда выплачиваются суточные?

В п. 11 Положения № 749 оговаривается такой момент — если руководитель компании примет решение, что сотруднику, отправленному в однодневную командировку, возвращаться в тот же день домой нецелесообразно по причине плохих условий транспортного сообщения, долгой дороги домой, из-за чего работник не сможет нормально отдохнуть перед выходом на работу, тогда суточные будут выплачены.

И пойти на такое решение работодателя заставляет необходимость выполнения своих обязанностей, прописанных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. К ним относится и обязанность обеспечения сотруднику приемлемых бытовых условий, связанных с выполнением последним своих трудовых функций.

Особенности выплаты суточных при однодневных командировках

Несмотря на неясности в законодательстве, на практике суточные при однодневных командировках в 2017-2018 годах, как правило, компенсируются. Так, многие компании под суточными подразумевают расходы командированных сотрудников на питание и иные траты, которые возмещаются работодателем.

При этом контролирующие органы, проверяя законность отражения расходов в налоговом учете, с выводом работодателей не согласны и требуют исключить из возмещаемых сотруднику расходов на командировку затраты на питание. Оспаривая мнение налоговиков (которое, как правило, отображается в акте проверки) в суде, предприятия-налогоплательщики могут полагаться на благоприятное решение спора.

Существует положительная судебная практика по данному вопросу, в которой судьи приходят к выводу, что работодатели могут заменить суточные оплатой за питание командированных, в т. ч. и в однодневных командировках. Такие выводы содержатся, в частности, в судебном постановлении ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/6799-07. Судьи считают, что отправленный по распоряжению руководителя (а не по своей воле) в командировку сотрудник несет дополнительные расходы, связанные с оплатой за питание.

Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке

Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу.

Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников?

Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках.

В ст. 168 ТК РФ имеется указание, что порядок и размер возмещаемых командированным работникам расходов должны быть прописаны в коллективном договоре или ином локальном документе. К последнему можно отнести принятие положения о командировках на предприятии. Указанное положение должно быть утверждено приказом руководителя.

Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов.

Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных

Налог на прибыль

В то же время если налогоплательщик решит оспорить решение органа ФСС о доначислении страховых взносов с суточных при однодневной командировке в суде, то у него есть возможность полагаться на благоприятное для себя решение суда. В определении ВАС России от 14.06.2013 № ВАС-7017/13 содержится вывод суда, что выплаты, носящие компенсационный характер, не подлежат обложению страховыми взносами.

В абз. 4 п. 11 Положения № 749 четко указывается, что если командированный на один день работник имеет возможность в тот же день вернуться домой (к своему основному месту жительства), то ему не положена выплата суточных. Но на основании ст. 168 Трудового кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте (к примеру, в положении о командировках) возможность выплаты суточных даже за те командировки, из которых командированный может в тот же день вернуться домой.

Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 рублей, а для других предприятий — любой.

Командировка на один день: как оплачивается

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день - выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Размер суточных в командировке на 2017 год — изменения в законе

При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.

Суточные в командировках - изменения в законодательстве на 2017 год

Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.

До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2017 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:

700 рублей для поездок по России;
2500 рублей для командировочных за границу.

Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.

Размер суточных в командировке по России

Минимальный размер суточных в командировке на 2017 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.

Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:

при назначении в пределах того же региона - 200-300 рублей;
для другого региона - от 500 рублей.

Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.

Командировка за границу - суточные в 2017 году

Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.

Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.

Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.

Суточные в командировках в бюджетных учреждениях

Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2017 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.

Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.

Выплата суточных при командировках

Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.

Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.

Расчет суточных при командировках в 2017 году

Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2017 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.

Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.

Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.

Командировка на один день - суточные в 2017 году

Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.

Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.

Делопроизводство

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2017 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

все статьи 24 главы Трудового кодекса;
утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному оформлению и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.

К таким профессиям относят:

водителей дальнобойщиков;
проводников пассажирских поездов;
экспедиторов;
стюардесс;
моряков;
летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией трудовой договор.

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: срочный, бессрочный или по совместительству.

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

взять письменное согласие работника;
выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
работнику необходимо самостоятельно договориться об отгулах или отпуске без содержания, на основном месте работы;
далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

работники, не достигшие совершеннолетия;
беременные сотрудницы;
сотрудники, работающие по ученическому договору;
женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Порядок расчета среднего заработка при увольнении вы узнаете здесь.

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2017 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

унифицированный приказ о направлении в командировку;
командировочное удостоверение;
служебное задание;
финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является приказ. Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

номер и дату издания приказа о командировке;
фамилию имя отчество командируемого работника;
должность или место работы сотрудника;
точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
цель поездки по поручению работодателя;
организацию, оплачивающую поездку;
отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

учет сотрудников, выбывающих в командировки;
учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2017 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно внести отметку в табель.

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:

до 700 рублей по России;
до 2500 рублей в случае поездки за границу, выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в коллективном трудовом договоре.

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

расходы на проезд до места командировки и обратно;
траты на проживание;
дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые суточные, в 2017 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя - например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Как продлить командировку сотруднику? Узнайте тут.

Какие выплаты положены при увольнении? Информация — здесь.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2017 году

Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет авансовый отчет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

В 2017 году оформление однодневных командировок стало значительно проще и лаконичнее.

Для направления персонала в поездку на один день достаточно издать приказ. Средства на проезд, проживание и компенсацию расходов, выдает бухгалтерия.

Перед ними же сотрудник отчитывается после возвращения. Упрощение документооборота должно позитивно сказаться на качестве работы сотрудников.

Практически ни один работодатель не обходится без направления своих сотрудников в служебные командировки. Напомним, что в соответствии с ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Командировками при этом не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Примечание. Нельзя направлять в служебные командировки сотрудников в период действия ученического договора, за исключением командировок, связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ), а также сотрудников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан сохранить за ним место работы (должности) и средний заработок. Порядок расчета среднего заработка изложен в ст. 139 ТК РФ и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, далее - Положение о среднем заработке). Помимо того командированному надлежит возместить:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. ст. 167 и 168 ТК РФ).
Не каждого сотрудника работодатель может направить в командировку. Так, запрещено отправлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно направлять в командировки только с их письменного согласия при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям. Последнее положение применимо также:

к матерям и отцам, имеющим детей-инвалидов или воспитывающим без "второй половинки" детей в возрасте до пяти лет;
к сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое в соответствие со ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены следующие наказания:

на должностных лиц организации может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
на индивидуальных предпринимателей - работодателей - штраф от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, - дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Оформление командировки

Нередко в своей предпринимательской деятельности работодателю в срочном порядке необходимо направить сотрудника к партнеру по бизнесу, находящемуся относительно недалеко. Для решения возникшего вопроса командируемому потребуется не столь и много времени - всего лишь несколько часов, в связи с чем сотрудник к концу дня может возвратиться к месту своего проживания. Таким образом, продолжительность служебной командировки составит всего один день.
Принимая нормы ТК РФ, касающиеся направления работников в служебные командировки, законодатель ни минимальные, ни максимальные ее сроки не установил. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение о командировках) указано, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (она продолжает действовать в части, не противоречащей ТК РФ, далее - Инструкция) установлено максимальное время нахождения работника в командировке - 40 дней, не считая время нахождения в пути. Ею также предусмотрена возможность направления сотрудников в командировку на один день (п. п. 4 и 2 Инструкции).

Таким образом, продолжительность однодневной командировки не должна превышать 24 часов. При этом работник после командировки возвращается к месту своего проживания.

Порядок оформления однодневной командировки во многом совпадает с оформлением более длительной командировки. Так, при направлении сотрудника в командировку, в том числе и однодневную, работодатель издает приказ. При этом могут использоваться унифицированные формы:

N Т-9 - если в командировку направляется один работник;
N Т-9а - если в командировку направлены несколько сотрудников (данные формы утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказ выпускается на основании служебного задания (унифицированная форма N Т-10а; как сами Указания, так и форма N Т-10а утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 1).

Примечание. Издание приказа о направлении работника в командировку необходимо для того, чтобы обосновать правомерность:

во-первых, оплаты работнику среднего заработка;
во-вторых, возмещения работнику понесенных им расходов.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник. Утверждается оно руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. После чего передается в кадровую службу. Возвратившись же из командировки, работник составляет краткий отчет о выполненной работе в командировке. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, в котором числится командируемый, и представляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Организация с начала текущего года в бухгалтерском учете использует первичные учетные документы, формы которых должны утверждаться ее руководителем (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом не возбраняется использование унифицированных форм первичных документов, которые в свое время были утверждены Постановлениями Госкомстата России. Поэтому авансовый отчет может представляться по форме N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

При направлении сотрудника в командировку упомянутое Положение о них рекомендует работодателю оформить и выдать ему командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10, утв. все тем же Постановлением Госкомстата России N 1). Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Для этого в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью (п. 7 Положения о командировках).

В отличие же от обычной командировки при однодневной командировочное удостоверение работнику может не выписываться (п. 2 Инструкции). То, что командировочное удостоверение может не оформляться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, подтверждал вначале Минфин России (Письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60), а затем и Минтруд России (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291). Роструд же вопреки вышестоящему руководству считает, что в таких случаях наличие командировочного удостоверения необходимо (Письмо от 04.03.2013 N 164-6-1).

Запись же о направлении сотрудника в однодневную командировку в обязательном порядке производится в журнале учета работников, выбывающих в командировки (форма такого журнала приведена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н). В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения (п. 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, Приложение N 1 к упомянутому Приказу Минздравсоцразвития России N 739н). При неоформлении командировочного удостоверения в соответствующей графе журнала проставляется прочерк.

Выплата среднего заработка

При направлении работника в служебную командировку, в том числе и однодневную, ему, как было сказано выше, гарантируется сохранение среднего заработка. Отдельные работодатели при однодневной командировке не утруждают себя дополнительными расчетами и вместо среднего заработка выплачивают работнику за этот день сумму однодневного заработка. Для подтверждения правильности таких действий некоторые из них включают такое положение в коллективные и трудовые договоры.

Примечание. Работодатель при направлении сотрудника в командировку должен возместить ему расходы по проезду и по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с его разрешения.

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не подлежат применению (ст. ст. 8, 9 ТК РФ).

Трудовым договором могут определяться дополнительные условия. Но они опять-таки не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 57 ТК РФ).

Чиновники считают, что в тех случаях, когда ТК РФ предусматривается сохранение за работником среднего заработка, именно его и следует исчислять, а не выплачивать текущую заработную плату. Поэтому выплата заработной платы работнику, направленному в служебную командировку, за дни (день) нахождения в ней, по их мнению, будет противоречить положениям ТК РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).

Как видим, трудовое законодательство закрепляет гарантируемый минимальный размер выплат работнику, находящемуся в командировке. Работодатель, в свою очередь, может предусмотреть в локальном нормативном акте обязанность выплачивать работнику за время нахождения в командировке средний заработок, а в случае, когда сумма среднего заработка ниже заработной платы работника за тот же период, - производить ему доплату до текущей заработной платы либо производить выплату непосредственно заработной платы.

В этом случае работодатель в полной мере соблюдает интересы работника, поскольку в период нахождения в командировке работник продолжает выполнять трудовую функцию и ему должна выплачиваться заработная плата. Однако с учетом требования ст. 167 ТК РФ ее сумма не может быть ниже среднего заработка, исчисленного в установленном порядке.

В противном случае выплата текущей заработной платы вместо среднего заработка является нарушением трудового законодательства. И трудовая инспекция при проверке может оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

организацию - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
руководителя организации и работодателя - индивидуального предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб.

Казалось бы, величина среднего заработка всегда будет больше суммы, исчисленной исходя из оклада. Ведь при расчете средней заработной платы учитываются, в частности, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (п. 15 Положения о средней заработной плате).

Опять же при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов средний заработок работников увеличивается в зависимости от того, когда произошло данное повышение - в расчетный период, после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, или в период сохранения среднего заработка (п. 16 Положения о средней заработной плате). Не повышаются только выплаты, установленные в абсолютных размерах, и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению, которые исчисляются исходя из диапазона значений.

Даже в случае, когда в течение всего расчетного периода начисления работнику равнялись его должностному окладу (то есть не было никаких доплат, премий и т.п.), средний заработок будет в большинстве случаев превосходить сумму, рассчитанную исходя из оклада.

Пример 1. Работник направлен в командировку с 18 апреля текущего года, все остальные рабочие дни этого месяца им отработаны полностью на рабочем месте. Оклад работника составляет 28 000 руб. Он был установлен в январе 2012 г., работник был в отпуске с 3 по 30 сентября. Организация работает по пятидневной рабочей неделе. Положением об оплате труда в организации предусмотрена возможность оплаты дней командировки исходя из оклада, если средний заработок меньше текущей заработной платы.
В расчетном периоде (апрель 2012 г. - март 2013 г.) работник был в отпуске с 3 по 30 сентября, поэтому ему было начислено 308 000 руб. (28 000 руб/мес. x 11 мес.). Отработал же он в этом периоде 229 дн. (21 + 21 + 20 + 22 + 23 + 23 + 21 + 21 + 17 + 20 + 20), где 21, 21... 20, 20 - количество отработанных дней в каждом календарном месяце расчетного периода, за исключением сентября. Средний дневной заработок работника за расчетный период составит 1344,98 руб/дн. (308 000 руб. : 229 дн.).
В апреле текущего года по производственному календарю 22 рабочих дня. Дневная часть оклада работника в этом месяце равна 1272,72 руб/дн. (28 000 руб. : 22 дн.).
Поскольку дневная часть оклада меньше, чем средний дневной заработок (1272,72 < 1344,98), рабочий день командировки в соответствии с ТК РФ надлежит оплачивать исходя из среднего дневного заработка. Следовательно, работнику за этот день командировки необходимо начислить 1344,98 руб/дн. За 21 отработанный день в апреле на рабочем месте работнику полагается 26 727,27 руб. (28 000 руб. : 22 дн. x 21 дн.).
Всего же в апреле сотруднику будет начислено 28 072,25 руб. (26 727,27 + 1344,98). И эта сумма превосходит его месячный оклад (28 072,25 > 28 000).

Однако существуют и исключения. И приходятся они на месяцы, в которых рабочих дней 20 и менее, поскольку в текущем году среднемесячное число рабочих дней, с учетом которого рассчитывается средний заработок, составляет 20,58 дн/мес. (247 дн. : 12 мес.), где 247 - количество рабочих дней в 2013 г. Следовательно, стоимость рабочего дня, рассчитанного исходя из оклада, в таких месяцах будет больше. В текущем году это январь (17 рабочих дней), май (18) и июнь (19). Отметим, что в 2012 г. среднемесячное число дней - 20,75 дн/мес. (249 дн. : 12 мес.), меньше же 20 рабочих дней было лишь в январе (16), в феврале, июне и сентябре их было как раз 20.

Пример 2. Несколько изменим условие примера 1: работник был направлен в однодневную командировку 15 мая текущего года, остальные 17 рабочих дней он отработал полностью на рабочем месте.
В расчетном периоде (май 2012 г. - апрель 2013 г.) ему были начислены все те же 308 000 руб. (28 000 руб/мес. x 11 мес.). Отработал же он в этом периоде 230 дн. (21 + 20 + 22 + 23 + 23 + 21 + 21 + 17 + 20 + 20 + 22). Средний дневной заработок работника за расчетный период - 1339,13 руб/дн. (308 000 руб. / 230 дн.).
Дневная часть оклада работника в мае текущего года равна 1555,56 руб/дн. (28 000 руб. : 18 дн.). Поскольку она больше, чем средний дневной заработок (1555,56 > 1339,13), согласно положению об оплате труда рабочий день командировки оплачивается исходя из оклада. Следовательно, работнику за день командировки надлежит начислить 1555,56 руб.
За 17 дней, отработанных в мае на рабочем месте, работнику полагается 26 444,44 руб. (28 000 руб. : 18 дн. x 17 дн.). Таким образом, в мае сотруднику будет начислен оклад целиком - 28 000 руб. (26 444,44 + 1555,56).
Если бы работнику день командировки оплачивался в размере среднего заработка, то в этом месяце его начисления составили лишь 27 783,57 руб. (26 444,44 руб. + 1339,13 руб.). Наблюдается, как видим, "экономия" - 216,43 руб. (28 000 - 27 783,57).

Суточные

Выше приводилось, что работодатель при направлении сотрудника в командировку должен возместить ему расходы по проезду и по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с его разрешения.

Из приведенных статей расходов при однодневной командировке, казалось бы, должна выпасть компенсация затрат по найму жилого помещения, поскольку сотрудник должен вернуться на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Однако не исключена вероятность, что перед тем, как выполнить служебное задание в командировке, работнику потребуется отдых после дороги (отметим, что гостиницы могут предоставлять услуги и по почасовому проживанию). И если им будет представлен документ, подтверждающий оплату проживания, то работодателю следует компенсировать потраченную сумму. Но опять же в случае, если он посчитает, что такое проживание было необходимостью для выполнения служебного задания. Для обоснования такой компенсации целесообразно указать возможность осуществления данных расходов в приказе о направлении работника в командировку.

Отметим, что при рассмотрении дела, по которому было принято Решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, истец констатировал компенсацию работодателем ему проживания в однодневной командировке. И у высших судей это не вызвало негатива.

Вопрос возникает с суточными. Положение о командировках и Инструкция предписывают при командировках в такую местность, откуда командируемый имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачивать (п. 11 Положения о командировках, абз. 1 п. 15 Инструкции). А так как при однодневной командировке сотрудник возвращается домой в тот же день, то выплата суточных ему не положена.

Высшие судьи в упомянутом Решении N ГКПИ05-147 констатировали, что условия выплаты суточных, определенные ст. 168 ТК РФ, связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных. При этом они подчеркнули, что выплату суточных работнику законодатель обусловил его проживанием вне места постоянного жительства более 24 часов. В связи с чем заявление истца о признании недействительным первого предложения п. 15 Инструкции как противоречащего действующему законодательству РФ о труде ими было оставлено без удовлетворения. Указанное Решение кассационная коллегия ВС РФ Определением от 26.04.2005 N КАС05-151 оставила без изменения, а кассационную жалобу - без удовлетворения.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также расходы на провоз багажа, если для выполнения служебного задания работнику требуется специальная аппаратура, возмещаются работодателем без сомнения. Хотя может возникнуть вопрос в части расходов по оплате проезда на такси.

Положение о командировках и Инструкция позволяют возмещать работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. Причем в случаях, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, работодатель может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом (п. п. 12 и 13). Инструкцией при этом не рекомендуется оплачивать работнику проезд на такси. Хотя ТК РФ такого ограничения не устанавливает.

Опять же для снятия неопределенности в учете возмещения по проезду на такси в командировках работодателю следует предусмотреть возможность использования такого вида транспорта командированными в коллективном договоре либо в приказе при направлении сотрудников в командировку.

Учет возмещения

Расходы, связанные с однодневными командировками, в бухгалтерском учете признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организаций" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Отражаются они в большинстве случаев на счетах 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в зависимости от подразделения, в котором числится работник, направляемый в служебную поездку, в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных документально:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71

Компенсированы расходы, связанные со служебной поездкой.

Могут такие расходы и увеличивать первоначальную стоимость объектов основных средств, если целью однодневной командировки является решение вопросов по их приобретению и доставке:

Дебет 08 Кредит 71

Учтены расходы по командировке.

В части налога на прибыль московские налоговики одно время настойчиво рекомендовали учитывать в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, непосредственно связанные с созданием объекта, если такие затраты были произведены до ввода объекта в эксплуатацию (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096).

Хотя впоследствии они констатировали, что расходы на командировки на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов с учетом требований п. 1 ст. 252 и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826).

Арбитражная практика в отношении командировочных расходов, связанных с покупкой основных средств, складывается не столь уж однозначно. Так, судьи ФАС Уральского округа посчитали, что данные расходы на основании упомянутого пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ следует учитывать единовременно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Постановления ФАС Уральского округа от 25.08.2008 N Ф09-5967/08-С3, от 19.08.2008 N Ф09-5873/08-С3, от 04.08.2008 N Ф09-3096/08-С3).

Другие же судьи полагают, что такие расходы формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (Постановления ФАС Московского округа от 04.03.2011 N КА-А40/17007-10;2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.2009 N А19-1020/09, ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-10256/07-С60).

Приведенные выше спорные моменты в выплате возмещения по отдельным расходам, осуществленным сотрудникам в однодневной командировке, если такие выплаты предусматриваются внутренними документами организации (коллективным договором или приказом о направлении работника в командировку), в бухгалтерском учете не сказываются. О налоговом же их учете такого не скажешь.

Начнем с выплаты заработной платы вместо среднего заработка при однодневной командировке. Финансисты считают возможным учет в расходах при исчислении налога на прибыль доплат до текущей заработной платы либо выплаты непосредственно заработной платы при командировках при условии наличия в локальном нормативном акте обязанности работодателя по выплате работнику за время нахождения в командировке среднего заработка, а в случае, когда сумма среднего заработка ниже заработной платы работника за тот же период, производить ему соответствующую доплату (Письмо Минфина России от 18.11.2008 N 03-03-06/1/638).

Суточные в составе командировочных расходов при налогообложении учитываются без каких-либо ограничений их размера (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Необходимо лишь, чтобы размер и порядок их выплаты были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Для учета таких расходов организации при любых командировках следует подтвердить: ее производственный характер, продолжительность командировки, общую сумму суточных (справка бухгалтера) и факт их получения работником (расходный кассовый ордер).

Суточные же работнику, направленному в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, в силу упомянутого абз. 2 п. 11 Положения о командировках не выплачиваются. Поскольку выплата суточных при однодневной командировке не предусмотрена законодательством, к включению указанной суммы в расходы налоговики отнесутся несколько скептически, даже если такие выплаты будут предусмотрены коллективным договором или приказом о направлении работника в командировку.

Следование пожеланиям чиновников по неучету в расходах при исчислении налога на прибыль выплачиваемых суточных при однодневных командировках обязывает организации обратиться к нормам Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н). В бухгалтерском учете суммы суточных будут учитываться при формировании бухгалтерской прибыли, в налоговом же учете эти суммы не учитываются ни в отчетном, ни в последующих периодах. Возникающая разница в величинах расходов признается постоянной, что обязывает организацию начислить постоянное налоговое обязательство (п. п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Для его отражения в бухгалтерском учете производится следующая запись:

Дебет 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

Начислено постоянное налоговое обязательство.

Однако не все арбитражные суды в этом вопросе поддерживают налоговиков. Так, судьи ФАС Северо-Западного округа посчитали, что расходы на выплату суточных при отъезде в командировку и возвращении из нее в один и тот же день соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ (документально подтверждены, связаны с производственной деятельностью и экономически оправданны). Такие затраты, на их взгляд, могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 N А56-48850/2011).

Эти же судьи признали правомерными действия налогоплательщика, который включил в состав расходов суточные, выплаченные работникам при направлении их в однодневные командировки, и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2011 N А05-8580/2011. Аргументом для них послужило то, что обязанность выплачивать такие суточные была установлена локальным нормативным актом налогоплательщика. При этом размер выплаченных работникам сумм не превышал установленного локальным актом лимита возмещаемых суточных.

Отметим, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения о командировках).

При однодневной командировке времени для решения служебного задания у сотрудника не столь уж и много. Поэтому иной раз для передвижения в месте командировки им используется такси. Для возможного учета в расходах при исчислении налога затрат по оплате проезда на такси в командировке организации понадобится доказать экономическую целесообразность подобных расходов. Документом, подтверждающим это, может служить, к примеру, служебная записка на имя руководителя организации с просьбой разрешить воспользоваться услугой такси с указанием обоснования (небольшое время нахождения в командировке для решения поставленной задачи, большое количество и вес служебных документов и т.п.). Наличие возможности возмещения стоимости оплаты такси:

в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о возмещении расходов, связанных со служебными командировками) в определенных случаях и
конкретно в приказе о направлении работника в командировку, поскольку работник может не успеть выполнить поставленные ему задачи, -

послужит дополнительным аргументом для обоснованности понесенных затрат.

Фактическую оплату услуг такси можно подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", п. п. 1, 3, 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) с реквизитами, предусмотренными в Приложении N 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) (Письма Минфина России от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978).

Среди иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя, наиболее часто встречаются затраты по оплате телефонных переговоров. Не исключены они и при однодневной командировке.

Затраты, произведенные в однодневной командировке по оплате услуг телефонной связи и обеспечению доступа к Интернету, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, на наш взгляд, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Для этого необходимо документально подтвердить произведенные расходы, а также их экономическую обоснованность. В положении о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, желательно указать, какая категория работников имеет право воспользоваться в поездке Интернетом, критерии признания производственного характера телефонных переговоров, а также какими документами подтверждается размер затрат на услуги связи. О возможности несения таких затрат в однодневной командировке должно быть упомянуто в приказе.

Не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Выплату же суточных при однодневной командировке чиновники не относили к таковым.

Высказался по этому вопросу и Президиум ВАС РФ. Высшие судьи посчитали, что возмещение, выплачиваемое при однодневных командировках, не является суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве РФ. Однако исходя из направленности и экономического содержания такого возмещения оно может быть признано возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя. В связи с чем оно не является доходом (экономической выгодой) работника (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12).

Отдельные федеральные арбитражные суды еще до принятия указанного Постановления N 4357/12 считали доводы налоговиков о том, что суточные, выплачиваемые за однодневную командировку, являются доходом работника, несостоятельными (Постановления ФАС Московского округа от 26.04.2012 N А40-83149/11-116-236, от 03.04.2012 N А40-73890/11-91-314, ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2012 N А05-8580/2011, от 13.03.2008 N А56-17909/2007, ФАС Уральского округа от 01.06.2010 N Ф09-4025/10-С3).

После выхода Постановления Президиума ВАС РФ N 4357/12 позиция финансистов поменялась. Если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов. При отсутствии же документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, по их мнению, освобождаются от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке (Письмо Минфина России от 05.03.2013 N 03-04-06/6472).

Примечание. Денежные средства (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

При направлении сотрудников в командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределы не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР , ФСС РФ и ФФОМС командировочные расходы, в том числе и суточные (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Законом N 212-ФЗ не установлен предельный размер необлагаемой суммы суточных, поэтому они не подлежат обложению указанными страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Основываясь на Положении о командировках, как ПФР, так и ФСС РФ считают, что законодательство РФ не предусматривает выплату суточных при однодневных командировках. В связи с этим при проверках работники Фондов настаивают на обложении таких суточных страховыми взносами. Причем некоторые суды признают данный подход правомерным. В качестве аргумента судьи ФАС Поволжского округа указали, что суточные призваны компенсировать расходы работника, связанные с проживанием вне дома. А при однодневной командировке подобных расходов нет. Значит, по сути, выдаваемая сотруднику сумма не является суточными. Выплаченные работодателем при однодневных командировках суммы не относятся к средствам, которые в силу ст. 9 Закона N 212-ФЗ освобождаются от обложения страховыми взносами. Их следует рассматривать как дополнительную выплату в рамках трудовых отношений и, следовательно, облагать взносами на обязательное социальное страхование (Постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.2012 N А12-15578/2011).

В Федеральном законе от 24.07.1998 "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" существует норма (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ), идентичная приведенной выше норме п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ по неначислению страховых взносов на командировочные расходы. Следовательно, выплаты сумм возмещения, которые работодатели осуществляют командированному на один день сотруднику, работники ФСС РФ будут воспринимать как дополнительные выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, и настаивать на необходимости исчисления с них страховых взносов "на травматизм".

Если работодатель возмещает командированному работнику расходы на услуги связи, то суммы такого возмещения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и "на травматизм" не облагаются (п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Право работников на возмещение затрат на пользование во время командировки соответствующими видами связи желательно закрепить в локальном нормативном акте. При этом указанные расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены. Удостоверить же служебные переговоры могут документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.

Отметим, что расходы в виде страховых взносов:

на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в силу пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ;
на обязательное пенсионное и медицинское страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в том числе начисленных на выплаты, не принимаемые в состав расходов по налогу на прибыль организаций, на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ, -

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

все статьи 24 главы Трудового кодекса;
утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

К таким профессиям относят:

водителей дальнобойщиков;
проводников пассажирских поездов;
экспедиторов;
стюардесс;
моряков;
летчиков дальних рейсов и т. д.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией .

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: , или .

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

взять письменное согласие работника;
выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
работнику необходимо самостоятельно договориться об или , на основном месте работы;
далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

работники, не достигшие совершеннолетия;
беременные сотрудницы;
сотрудники, работающие по ученическому договору;
женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Оформление

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

унифицированный приказ о направлении в командировку;
командировочное удостоверение;
финансовый отчет о возмещаемых тратах.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является . Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

номер и дату издания приказа о командировке;
фамилию имя отчество командируемого работника;
должность или место работы сотрудника;
точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
цель поездки по поручению работодателя;
организацию, оплачивающую поездку;
отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

учет сотрудников, выбывающих в командировки;
учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно .

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

до 700 рублей по России;
до 2500 рублей в случае , выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в .

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

расходы на проезд до места командировки и обратно;
дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые , в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя - например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.

Является ли однодневная поездка командировкой

Важно! Срок поездки определяет работодатель, исходя из объема служебного поручения, его сложности и иных особенностей.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Суточные при однодневной загранкомандировке

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

За проезд;
Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

Дальность поездки;
Каковы условия по транспортному сообщению;
Характер служебного задания;
Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.