Организация снабжения в крупных компаниях. Сегментация портфеля закупок

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Српецифика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Отдел снабжения: функции

  • Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции.
  • Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц).
  • Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
  • Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением.
  • Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7).
  • Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития.
  • Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением.
  • Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности.
  • Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения.

Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Организация обеспечения материалами

Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям:

  1. Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство.
  2. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия.
  3. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации.

Начальник отдела снабжения

На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности.

Начальник отдела представляет категорию "руководители". Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией.

Компетентность

Начальник отдела снабжения должен знать:

  • нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации;
  • рыночные способы ведения хозяйства;
  • переспективные направления развития предприятия;
  • методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования;
  • организацию складского хозяйства;
  • порядок ведения договорной работы с поставщиками;
  • уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы;
  • основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

  1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
  2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
  3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
  4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
  5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
  6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
  7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
  8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
  9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Заключение

Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок в целях обеспечения добавленной ценности для потребителей.

1) описание организационной структуры подразделения снабжения;

2) положение о ценных закупках;

3) положение об этике снабженческой деятельности. Функции снабжения:

1) выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

2) определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

3) решение о заказе;

4) установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

5) управление запасами;

6) учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Принципы снабжения:

1) планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени;

3) оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств;

5) централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) технологичность - использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения - определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Требования к системе снабжения:

1) обеспечение непрерывного потока продукции (обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия);

2) управление запасами (сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму);

3) поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

4) работа с поставщиками (поиск компетентных поставщиков);

5) стандартизация (покупка стандартной продукции там, где это возможно);

6) достижение минимальной общей стоимости обслуживания (процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости);

7) обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения - гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу (службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления).

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение - производство - сбыт».

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Вы узнаете:

  • Для чего предприятию необходим отдел снабжения.
  • Какая структура отдела снабжения оптимальна.
  • Как организовать управление отделом снабжения.
  • Какие функции отдела снабжения имеют важное значение.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование , в том числе:

  • изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
  • прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
  • планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
  • оптимизация производственных запасов;
  • оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

  • сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
  • анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
  • получение и организация поступления реальных ресурсов;
  • заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
  • обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
  • организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы :

  • контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
  • входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
  • контроль производственных запасов;
  • выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
  • анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Как сэкономить на работе с поставщиками: крутой кейс известной компании

Редакция журнала «Коммерческий директор» нашла для вас способ выстроить выгодные отношения с поставщиками. Изучите кейс компании, которая оптимизировали закупки, за два года сэкономила 10% бюджета и снизила расценки поставщиков на 25%.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

  1. Размеры предприятия,
  2. Отраслевая принадлежность.
  3. Тип производства.
  4. Число и географическое положение поставщиков.
  5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
  6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

  • транспортный отдел;
  • отдел закупок;
  • планово-диспетчерский отдел;
  • складское хозяйство;
  • группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура.

При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура.

При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения.

Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

  • каталоги и прайс–листы;
  • интернет;
  • торговые журналы;
  • конкурсы;
  • рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
  • ярмарки и выставки;
  • финансовые институты официальных органов, банки;
  • торговые директории;
  • торги и аукционы;
  • торговые представительства;
  • собственные исследования;
  • конкуренты потенциальных поставщиков;
  • личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
  • специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
  • торговые ассоциации;
  • регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

Олег Умрихин,

генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

  • «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
  • Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
  • Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

  1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
  2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
  3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
  4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
  5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
  6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
  7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

Как контролировать работу отдела снабжения

  1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
  2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
  3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

  • Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Материалы закупаем строго по плану

Александр Качура ,

вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

  1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
  2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
  3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

Проблемы оперативного планирования – причина 63 % невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

Планируйте на короткий срок . В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

2) Займитесь отношениями с поставщиками

Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

Требуйте уступок по ценам . В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может .

Если не можете платить – договаривайтесь . При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

3) Распорядитесь запасами

Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

Наведите порядок на складе . На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

4) Оптимизируйте кадры

Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

  • Функции отдела продаж: что нужно знать руководителю

Если заподозрили снабженца в откатах, привлекайте службу безопасности

Дмитрий Грачев ,

заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

Информация об авторах и компаниях

Олег Умрихин , генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область. Окончил Московский физико-технический институт и Высшую школу экономики. Работал в компаниях «Лукойл», «Протек», «Русал». «ТендерПро». Сфера деятельности: автоматизация конкурсных процедур. Численность персонала: 30.

Дмитрий Грачев , заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск. «Белон». Сфера деятельности: добыча и переработка угля, металлотрейдинг, производство строительных материалов. Численность персонала: 8000.

Александр Качура , вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар. Строительно-инвестиционная корпорация Девелопмент-Юг начала деятельность на строительном рынке Краснодара в 1995 году.

Все предприятия той или иной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации. Снабжение - одна из основных функций в каждой организации. Это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции для комплексного снабжения предприятия необходимыми ресурсами при минимальных издержках управления запасами и обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Различают две формы снабжения:

· транзитная форма снабжения - предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, обрабатывающих или производящих;

· складская форма снабжения - материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, оптовых и розничных торговых фирм.

ОАО «БМК» в большинстве случаев использует транзитную форму снабжения.

При использовании данной формы снабжения возможно сокращение времени продвижения продукции от поставщика до потребителя, снижение издержек обращения за счет уменьшения расходов на погрузочно-разгрузочные операции и хранение материалов на базах и складах.

Основными вопросами снабжения предприятия сырьем, материалами и полуфабрикатами занимается отдел материально-технического снабжения.

Рис 3.1

Структурой материально-технического снабжения (МТС) на предприятии ОАО «БМК» руководит начальник МТС. Данный отдел выполняет ряд функций такие как анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов, определение метода закупок, согласование цены и заключение договоров, установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок, а так же организация размещения товаров на складе.

Основные задачи, стоящие перед органами материально-технического снабжения, сводятся к следующему:

· правильное определение потребностей предприятия в средствах производства;

· правильное распределение важнейших средств производства между отдельными потребителями и обеспечение минимальных затрат, связанных с заготовкой, транспортировкой и хранением средств производства;

· своевременное обеспечение предприятия сырьем, материалами и другими средствами производства в необходимых количествах, ассортименте и качестве, обеспечивающих бесперебойное выполнение планов производства:

· ускорение продвижения материалов и других предметов материально-технического снабжения от поставщиков к потребителям и сокращение расходов, связанных с заготовкой и перевозками;

· организация разработки норм расхода с учетом рационального использования сырья, материалов и других ресурсов и осуществление контроля за их экономным использованием,

· определение необходимых размеров запасов сырья, материалов и топлива;

· рациональное использование складского и транспортного хозяйства и правильная организация хранения и учета материалов.

В молочной промышленности удельный вес сырья и материалов в себестоимости продукции составляет примерно 85%, в том числе сырье 63%. Это значит, что нормальное обеспечение предприятий сырьем и материалами, а также рациональное их использование являются одной из важнейших задач, обеспечивающих ритмичную работу предприятий и повышение их экономической эффективности.

Сырье на БМК поступает из колхозов и совхозов. Поступление сырого молока - величине непостоянная. Вследствие резкого снижения надоев молока снижаются и объемы производства молочной продукции на комбинате. Поступление сырья подвергается сезонным колебаниям: летом возрастает, а в зимний период снижается. Для обеспечения стабильности поставщиком БМК заключает с ними договоры поставок молока. Договор заключается на год в разрезе каждого месяца.

С поставщиками ведется постоянная работа по налаживаю стабильных связей с комбинатом, так как нет сырья - нет продукции. Это важнейшая составляющая сферы производства комбината.

Порядок заключения договора с поставщиками:

1. Договоры заключаются в письменной форме;

2. В долгосрочных договорах предусматриваются обязательства, которые стороны будут выполнять на протяжении срока договора это

ь постепенное обновление ассортимента;

ь повышение качества товара;

3. В договорах обговариваются: сроки поставки, порядок отгрузки, сдачи или доставки товаров, правила прима товаров и расчета за них.

Критерии выбора поставщиков:

Надежность снабжения;

Отдаленность поставщика от завода;

Сроки выполнения заказов;

Периодичность поставок;

Условия оплаты;

Доля поставщика в покрытии затрат;

Условия распределения рисков;

Репутация поставщика.

Расчет потребности в материальных ресурсах выполняется по одной товарной группе (виду продукции) при много ассортиментном товарном портфеле на следующий расчетный период, основываясь на прогнозных значениях.

Таблица 3.1

Норма расхода сырья на 1 т получаемого продукта

На втором этапе необходимо спрогнозировать объемы закупок, исходя из данных, характеризующих объемы заказов на изготовляемую продукцию, принимая во внимание показатели работы предприятия (табл. 3.2). Временным интервалом, отражающим динамику рассматриваемых показателей выступает год. Прогнозирование значений на расчетный период будем осуществлять с помощью уравнения прямой.

Таблица 3.2

Основные показатели деятельности предприятия по производству ряженки

Рассчитаем эффективный годовой фонд (Тэф), зная количество дней планово-предупредительных ремонтов:

Тэф = 365 - 134 = 231 дн.

Спрогнозируем товарооборот на 2013 год с помощью уравнения прямой.

Таблица 3.3

Прогноз товарооборота

Товарооборот (y)

где товарооборот;

Товарооборот при нулевом периоде;

Ежегодный прирост;

Количество временных интервалов

Объем производства конечной продукции определяется как:

где - годовой объем производства конечной продукции;

Остатки готовой продукции на складе соответственно на начало и конец года;

Объем заказа.

Объем производства ряженки, т:

Потребность в сырье и полуфабрикатах определяется следующим образом:

где - объем потребности в «i» материальном ресурсе;

Норма расхода «i» ресурса на производство единицы готовой продукции (данные табл.3.1)

Потребность в цельном молоке на производство ряженки составляет:

Потребность в сливках на производство ряженки составляет:

Потребность в закваске на производство ряженки составляет:

На основе полученных данных можно сделать вывод о том, что производство ряженки начиная с 2010 года увеличилось, остатки готовой продукции на складах в течении года снизились. Остатки сырья на складе также значительно уменьшились.

Для крупных предприятий, состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры, представ­ленный на рис. 1.2.2.

Особенностью этого типа структуры является то, что под­разделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения про­изводственных цехов и участков материальными ресурсами, а также по контролю за их исполнением.

Формирование нормативной базы, прогнозирование и раз­работка планов материально-технического снабжения, установление хозяйственных связей, и координация работы служб снаб­жения, входящих в предпри­ятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предпри­ятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения пред­приятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного под­чинения.

Одним из звеньев организации материально-технического снабжения является складское хозяйство, ос­новная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подго­товке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходи­мыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на: ма­териальные, производствен­ные, сбытовые.


Заместитель директора предприятия
Административное подчинение Функциональное подчинение Склады Склады

Рис. 1.2.2 Схема организационной структуры службы снабжения

Материальные склады, или склады материально-технического обеспечения, в основном предназначены для осуще­ствления складских операций со всеми поступающими материаль­но-техническими ресурсами. Это могут быть: сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия и др.

Производственные склады предназначены для осуществления складских операций с материалами собственного производства. Это могут быть склады для размещения собственно­го оборудования и инструментов.

Сбытовые склады предназначены для размещения гото­вой продукции предприятия.

Прочие специализированные склады на предприятии предна­значены для осуществления складских операций с материалами специального назначения.

Таким образом, материально-техническое снабжение предприятия материальными ресурсами включает выполнение следующих функций:

· заготовка и доставка материалов;

· складирование и обеспечение их сохранности;

· обработка и подготовка материалов к производственному потреблению;

· управление материально-техническим обеспечением.

1.3 Пути совершенствования организации системы снабжения

Многие предприятия стараются повысить итоговую экономию затрат за счет использования функций выбора поставщиков и снабжения. Выделяя операции снабжения в качестве центров получения прибыли, дальновидные компании укрепляют отношения с поставщиками и отводят снабжению большую роль в стратегическом развитии организации.

Вопросы снабжения традиционно находятся в зоне особого внимания со стороны руководства компаний. В последние годы значительно возросло влияние эффективности управления системой снабжения на проблему поддержания собственной конкурентоспособности предприятиями. Ни для кого не секрет, что одним из лучших и проверенных временем способов повышения рентабельности, поддержки высокого качество производимой продукции и стимулирования инноваций является снижение стоимости закупаемых материалов и услуг. Чтобы добиться этого, необходим целостный подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками, который позволил бы связать стратегию снабжения с ее реализацией, усилил участие поставщиков в работе компании.

Выбор поставщика является основой создания устойчивой ба­зы снабжения любого предприятия

Поставщик должен удовлетворять по качеству и объему поставляемой про­дукции, условиям доставки продукции, цене и уровню обслужи­вания. Немаловажным при выборе поставщика является его тех­ническое состояние, развитость инфраструктуры, финансовое по­ложение, трудовые отношения и местонахождение.

Решения о выборе поставщика можно рассматривать как выбор в условиях неопределенности, что сопряжено с достаточно высоким рис­ком. Риск будет возрастать при закупке неизвестных сырья или изделий. Поэтому следует обращаться к дополнительным источникам информации.

Все это свидетельствует о том, что оценка поставщика - не­прерывный процесс отслеживания деятельности существующих поставщиков. Обычно предприятия-заказчики разбивают сущест­вующих поставщиков на две группы. В первую входят новые по­ставщики, надежность которых еще не проверена. Вторую группу составляют поставщики, уже зарекомендовавшие себя в прошлые годы. Эти поставщики постоянно оцениваются с формальных и неформальных позиций. Неформальная оценка включает оценку личных контактов с поставщиком и сотрудниками его подразделе­ний. Важной является оценка деятельности не только существующего поставщика, но и потенциального. Для проверки деятельности по­тенциального поставщика часто необходимы значительные затраты времени и средств. При оценке потенциальных поставщиков наибо­лее важными факторами являются такие, как технические и инже­нерные возможности поставщика, его производственный и финан­совый план и способность эффективно управлять производством.

Основным направлением совершенствования управления процессом материально- технического снабжения является развитие экономически целесообразных прямых длительных хозяйственных связей между предприятиями. Они создают более гибкие условия снабжения и сбыта, обеспечивают требуемую ритмичность поставок продукции, повышают эффективность производства и производительности труда, улучшают использование производственных фондов предприятий-потребителей и одновременно способствуют формированию устойчивых портфелей заказов у поставщиков.

Важное значение имеет также расширение и совершенствование оптовой торговли средствами производства через территориальные снабженческо-сбытовые базы, склады и магазины. Оптовая торговля включает продажу продукции, поставляемую по прямым хозяйственным связям, через базы, склады, магазины территориальных органов снабжения, а также комиссионную торговлю излишками, имеющимися у отдельных предприятий. Она позволяет создать более гибкие условия для снабжения потребителей в соответствии с их заказами, лучше выявить действительную потребность в материалах и изделиях предприятий и организации как по объёму и ассортименту, так и во времени.

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ СНАБЖЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «БЕРЕГ»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ООО «Берег»

Общество с ограниченной ответственностью «Берег» основано в 2006 году. Основным видом деятельности предприятия является оптово-розничная торговля рыбопродуктами, осуществляемая на территории Самарской области.

Головное предприятие расположено в г. Самара, а одно из его структурных подразделений – в г.о. Тольятти. Тщательный подбор партнеров, постоянное расширение ассортимента, формирование гибкой ценовой политики позволяют предприятию быть рентабельным и увеличивать долю, занимаемую на рынке рыбных продуктов.

Основные принципы работы ООО «Берег»:

Широкий ассортимент продукции

Высокое качество поставляемой продукции

Строжайшее соблюдение санитарно-гигиенических правил и требований

Низкие цены

Регулярность поставок

Квалифицированный персонал

Индивидуальный подход к каждому заказчику.

Представим в таблице 2.1.1 данные, характеризующие структуру розничного товарооборота за 2008-2009 гг. по основным группам реализуемых товаров в подразделении ООО «Берег» в г. Тольятти.

Таблица 2.1.1

Структура розничного товарооборота за 2008-2009 гг. по основным группам товаров

Если анализировать структуру оборота розничной торговли, можно выявить изменение в удельных весах реализуемых товаров по представленным группам, что объясняется изменением потребительских предпочтений, появлением новых конкурентов, предоставляющих различные условия оплаты.

Рекомендуем почитать